行程規劃工具分享（一） - 三分鐘學會製作 Excel 範本

最近網上流傳了幾篇關於行程規劃的文章，作者不約而同地都是傾向於詳細規劃行程的類型，引起不少討論到底如何進行規劃才算是恰到好處。支持詳細規劃行程的聲音不少，但亦有持相反意見的朋友認為規劃過於嚴謹便不能放鬆享受旅遊的樂趣。畢竟每個人心目中理想的行程都不盡相同，規劃行程的方式自然大相徑庭，並沒有標準答案可言。

我自己也是屬於偏好詳細規劃行程的類型，並把它視為了解目的地的一個過程。進行資料搜集期間腦袋會自然記下重點，像各個景點的地理位置及開放時間、常用的公交路線及車資等等。當遇到突發事情令行程無法按原定計劃進行時，這些資訊將影響修改行程所需的時間及成果的品質。頭幾回自助旅行為了規劃出像樣的行程，往往在出發前已經耗費大量時間及精力；但汲取多次旅遊累積下來的經驗後，現在規劃行程時變得比較有系統，速度亦漸漸提升。由本文起一連三篇，我將會與大家分享我所使用的工具及其操作步驟，希望與同道中人互相交流；至於比較隨心所欲的朋友亦不妨看看有沒有可取的地方。

首先介紹的是最廣為人知，亦是最具彈性的工具 - Excel 。不少人在日常工作中都會接觸到 Excel ，但很多時候只是把它當作一個普通的表單工具，方便手動輸入資料並以表列式顯示。其實它的功能之廣基本上可以滿足所有行程規劃的需求，並把大量工序自動化。我的習慣是先把每一天的行程編排成日程表，然後再製作一個時間表作為總覽。以下是我製作行程規劃範本的流程：

1. 為工作表的頭五個欄位加入標題，分別是「開始時間」、「完結時間」、「逗留時間」、「活動詳情」及「項目類型」。


2. 於第二列開始加入行程。輸入開始時間、逗留時間、活動詳情及項目類型的內容；完結時間可以使用函數「 =A2+C2 」，讓 Excel 自動進行計算。


3. 第三列的作法與第二列類同，不過對應開始時間的儲存格「 A3 」不用手動輸入，取而代之可以使用函數「 =B2 」。這樣便可以把上一個活動的完結時間直接設定為這個活動的開始時間。


4. 行程輸入完畢後，可以為文件加入一點格式進行美化。例如修改字體及其大小；把標題粗體化、置中並加入下框線；把時間及類型欄位置中等。


5. 時間欄位的顯示格式亦可以作出修改，例如把開始時間及完結時間修改為「 hh:mm 」，把逗留時間修改為「 h"小時"mm"分鐘" 」。




6. 有些欄位可以進行加總，令行程規劃的資料更容易掌握。以逗留時間為例，可在儲存格「 C16 」輸入「 =SUM(C2:C15) 」以得出該天行程的總時數。


7. 有些欄位可以使用條件化格式功能，增加其可讀性。例如項目類型一欄，可把不同類型的儲存格以不同顏色顯示。






8. 完成第一天的行程規劃後可以把工作表複製，往後的天數就不用從新製作格式，只需對內容進行修改即可。




學會了以上的技巧之後，只需幾個簡單的步驟便可以把行程規劃製成日程表，甚至更進一步為日程表加入更多實用資訊。例如加入消費金額欄位，並進行加總，以掌握旅遊開支；加入開放時間欄位與到訪時間作比較，利用條件化格式把需要調整的活動項目標示出來等等。

Excel 還有一些進階的功能，包括可以編寫巨集。這個部份涉及的技術比較複雜，並不是三言兩語可以詳細說明。但我還是希望透過以下範例，讓大家看看它可以達到什麼效果。範例中的巨集會把先前準備好的日程表轉化成一個時間表，將所有活動項目按時序排列。每一個儲存格的高度都是按比例繪製，例如說一個三小時的活動將會是一個半小時的活動的六倍高度。每次對日程表進行修改、增加或刪減天數，只需按下「更新時間表」按鈕便可以把時間表重新繪製。以下是部份程式碼的截圖及完成品的效果圖：




到這一步相信大家都了解到 Excel 的無限潛能 - 在資料處理及表單製作的部份基本上是無可挑剔，只要多了解其功能並發揮想像，便能輕鬆製成各式各樣的行程規劃。但說到處理地理位置及交通路線等資訊，這兩方面便不是Excel 的強項了。下一篇文章將會介紹一個近期正夯的工具 - Google 旗下的「我的地圖」；它將會協助大家處理各種地理訊息。大家不妨先試用看看，並留意我後續的詳細介紹。

(而這個系列的最後一篇文章將會分享四個專門為行程規劃而設計的 app ，比較它們的功能及分析它們的優缺點。

而這個系列的最後一篇文章將會介紹 TripJam – 它是一個以簡化行程規劃為宗旨的跨平台網頁程式，與 Google 地圖深度整合，並加入不少額外功能。大家不妨先試用看看這兩個工具，並留意我後續的詳細介紹。)

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相關連結
Google 我的地圖： https://www.google.com/mymaps
TripJam 行程規劃工具： http://bit.ly/tj-v-zh
TripJam Facebook 專頁： http://bit.ly/tj-fb-page